Rejeição de Nota Fiscal Eletrônica – Sobre a rejeição
Para emitir uma nota eletrônica, como, por exemplo, NF-e, NFC-e e NFS-e, é necessário dispor de algumas informações obrigatórias para que a SEFAZ autorize a sua emissão.
Estas informações obrigatórias dizem respeito aos dados do emitente (sua empresa), do destinatário (seu cliente, para quem está emitindo a nota), os itens que constam na nota (a mercadoria que está sendo vendida ou serviços prestados), informações relativas a tributação, dentre outras.
No momento da emissão da nota, todos estes dados são enviados à SEFAZ, na forma do XML. Caso a SEFAZ identifique que uma destas informações estejam incorretas ou ausentes, como o endereço do destinatário ou o NCM do produto, por exemplo, esta nota será rejeitada.
Ou seja, a rejeição ocorre por falta de alguma informação ou quando um dado foi informado, porém está incorreto. Vamos falar mais adiante em como se deve proceder neste caso.
A rejeição da emissão da nota está prevista no Manual de Orientação ao Contribuinte e pode ser baixado clicando aqui.
Porque ocorre a rejeição?
Sempre que houver uma rejeição na tentativa de emissão de uma nota, o sistema emissor informará uma mensagem contendo o código e a descrição da rejeição. Sendo assim, deve-se ler o que está sendo informado como motivo de rejeição e corrigir e/ou complementar os dados rejeitados.
Achou complicado? Vamos praticar um pouco.
Imagine que esteja emitindo uma NF-e e seu sistema emissor mostre a seguinte mensagem Código 733 – CFOP de operação interna e idDest <> 1. Veja, o código da rejeição é o 733 e o motivo da rejeição é que o CFOP utilizado na nota é apropriado para operações dentro do estado e o seu destinatário (cliente) está em outro estado.
Agora vamos aplicar o exemplo acima durante a emissão de uma NF-e. Observe:
- Emitente (sua empresa): DF.
- Destinatário (seu cliente): SP.
- Operação: venda de mercadoria para outro estado.
- CFOP utilizado: 5102.
Podemos perceber que, no exemplo acima, a empresa emitente está situada no DF enquanto o destinatário da nota encontra-se em SP, trata-se de uma venda de mercadoria para outro estado. Porém, o CFOP utilizado foi o 5102, que é indicado para venda de mercadoria dentro do estado.
Ou seja, neste caso o correto seria utilizar o CFOP 6102, indicado para venda de mercadoria para outro estado. Sendo assim, ao tentar emitir esta nota com o CFOP 5102, o sistema emissor retornará a mensagem Código 733 – CFOP de operação interna e idDest <> 1.
Principais motivos de rejeição
As maiores causas de rejeição durante a emissão da nota têm a ver com dados do destinatário, tributação e dados do produto. São elas:
- 210: IE do destinatário inválida;
- 612: GTIN da unidade tributável (cEANTrib) inválido;
- 725: NFC-e com CFOP inválido;
- 732: CFOP de operação interestadual e idDest diferente de 2;
- 733: CFOP de operação interna e idDest diferente de 1;
- 777: Informado NCM inexistente.
A lista de rejeições é longa e os motivos os mais variados. A lista completa pode ser encontrada no manual de orientação ao contribuinte nas páginas 130 a 141. Clique aqui para baixar o documento completo.
Como proceder quando uma nota é rejeitada?
Se a nota foi rejeitada, quer dizer que tem alguma informação incorreta ou ausente. Sendo assim, basta corrigir a informação que está incorreta ou inserir os dados que estão ausentes. Sempre observe o motivo de ter havido a rejeição.
No exemplo acima, identificamos que o CFOP utilizado para a emissão da nota está incorreto. Neste caso, devemos alterar o CFOP para um que seja condizente com a operação desejada. Ainda com referência ao exemplo anterior, bastaria alterar o CFOP utilizado, de 5102 para 6102 e então tentar uma nota emissão da nota.
Como evitar que a nota seja rejeitada?
A regra básica para haver uma rejeição é que uma informação inserida na nota está incorreta ou não consta, está ausente. Para evitar que a nota seja rejeitada, observe atentamente os dados que estão inseridos antes de emitir.
Preencha os dados da nota com cuidado e atenção:
- Cadastre os dados do destinatário corretamente.
- CPF ou CNPJ;
- Nome (para pessoa física) ou Nome Fantasia e Razão Social (para pessoa jurídica);
- Inscrição estadual/municipal, se houver;
- CEP, endereço, número, bairro, complemento, UF, município.
- Cadastre todos os dados do produto:
- Código do produto;
- Descrição do produto;
- Código EAN, se for necessário;
- Código NCM;
- Código CEST, apenas para produtos com Substituição Tributária;
- Preço de venda e preço de custo;
- Tributos incidentes (federais, estaduais e municipais);
- Unidade comercial, unidade tributária e quantidade tributária.
- Para serviços:
- Código do serviço;
- Descrição do serviço;
- Código NCM;
- Valor;
- Tributos incidentes (federais, estaduais e municipais).
- Informe os dados tributários corretamente:
- CFOP;
- CST (regime de apuração normal) ou CSOSN (Simples Nacional);
- Tributos (ICMS, PIS, COFINS, ISS, etc.) como for necessário.
E algumas outras dicas são importantes, como evitar o uso de caracteres especiais (símbolos e acentuação). Veja alguns exemplos de caracteres especiais: R$, #, %, *, &; exemplos de acentuação: Bairro Mestre D’Armas, Bairro Águas Claras, Rua Inês.
Observando atentamente os dados informados na emissão da nota e seguindo estas dicas, você evita criar alguma situação em que a SEFAZ tenha tendência a rejeitar a emissão das notas.
Outras operações que também podem ser rejeitadas – Rejeição de Nota Fiscal Eletrônica
Além da rejeição durante a tentativa de emissão de uma nota, seja NF-e, NFC-e ou NFS-e. Também pode ocorrer a rejeição durante uma operação de inutilização de numeração de nota, emissão de uma carta de correção eletrônica ou até mesmo ao tentar enviar notas emitidas em contingência.
Ao se tratar de erro nos dados de uma inutilização de numeração ou na emissão de uma carta de correção, verifique os dados e tente novamente. Caso a rejeição seja porque já houve a solicitação de inutilização ou porque a numeração já foi utilizada, ou seja, uma nota foi emitida com esta numeração, não é necessário adotar qualquer atitude, trata-se apenas de uma notificação.
Para os casos em que houver rejeição no envio de notas emitidas em contingência, observe o motivo. Pode se tratar de prazo de envio excedido, sendo necessário emitir as notas novamente e cancelar as vendas no PDV, se necessário. Pode se tratar também de algum problema relativo ao certificado digital, sendo necessário resolvê-lo antes de tentar enviar as notas.
De modo geral, a dica é a mesma, observe a mensagem e leia o motivo da rejeição. Depois trate como for mais adequado.
Algumas considerações – Rejeição de Nota Fiscal Eletrônica
Vimos o que é a rejeição e porque ela ocorre durante a nossa leitura. Também observamos como evitar que a rejeição ocorra. Porém, algumas ocasiões são especiais.
Nestas ocasiões, siga os passos:
- Observe o motivo da rejeição;
- Faça a correção da informação incorreta ou insira a informação ausente;
- Tente emitir a nota novamente.
Com o passar do tempo, é normal que a SEFAZ atualize algumas regras de validação na emissão da nota.
Pode ser que um NCM utilizado anteriormente se torne inválido e que novos códigos sejam criados para substituí-los. Também pode ocorrer de um determinado CFOP ser alterado ou até mesmo que novas regras sejam criadas. Antigamente, não era necessário informar o NCM dos produtos na hora de emitir uma nota, porém, num dado momento, a SEFAZ decidiu que esta informação passaria a ser obrigatória, criando um novo motivo de rejeição.