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NFC-e – O novo cupom fiscal

O que é NFC-e?

O Conselho Nacional de Política Fazendária – CONFAZ, através do Ajuste SINIEF 17/2016, institui a Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica – NFC-e.

NFC-e é a abreviação para Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica. É um documento digital criado para substituir o antigo Cupom Fiscal, impresso pelo ECF, Emissor de Cupom Fiscal, aquela impressora fiscal antiga. Está alinhado com os parâmetros do SPED Fiscal.

Ele contém dados da empresa emitente, dos produtos vendidos, do cliente (quando informados), bem como dados do plano de pagamento utilizado, entre outras informações fiscais.

Este documento foi criado para dar maior agilidade no repasse das informações fiscais diretamente para a SEFAZ do estado e facilitar o combate à sonegação de impostos. Deve ser emitido para o consumidor final, ou seja, quem está de fato comprando o produto vendido. Por exemplo: venda de um calçado, roupa, remédio, etc.

A NFC-e gera um arquivo XML, que substitui o antigo CAT52 das impressoras antigas. E também pode ser impressa na forma da DANFC-e, Documento Auxiliar de Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica. A DANFC-e substitui o Cupom Fiscal das impressoras antigas.

Devo emitir?

Toda empresa que comercializa produtos para o consumidor final deve emitir este documento. São elas:

  • MEI – Microempreendedor Individual.
  • ME – Microempresa.
  • EPP – Empresa de Pequeno Porte.
  • Empresa de Lucro Presumido.
  • Empresa de Lucro Real.
  • Pessoa Física em casos específicos.

A nota fiscal é o instrumento que permite o recolhimento dos impostos. Não emitir a nota, bem como omitir ou alterar informações, pode acarretar em notificações e multas para sua empresa. Converse com sua contabilidade e com a SEFAZ do seu estado para obter as informações indicadas de acordo com o perfil da sua empresa.

O que é preciso para emitir uma NFC-e?

Para emitir este tipo de documento é necessário cumprir alguns requisitos:

  • Possuir certificado digital válido;
  • Acesso à internet;
  • Sistema emissor de notas;
  • CNPJ credenciado para emissão de NFC-e na SEFAZ do estado.

Vantagens

A emissão da NFC-e flexibiliza o uso de plataformas físicas e virtuais, ou seja, você pode escolher se quer ter um computador, tablet ou smartphone para emitir os documentos eletrônicos. E ainda, pode escolher se vai instalar um aplicativo ou utilizar um sistema web.

Não é necessário utilizar impressoras fiscais, que são caras e necessitam de autorização do fisco para uso. Utilize uma impressora comum ou uma impressora não fiscal para impressão da DANFC-e. Além de poder enviar por e-mail ou WhatsApp.

A ausência do ECF, antiga impressora fiscal, reduz a necessidade de intervenção técnica. Não é mais necessária a troca de memória fiscal ou suporte para cadastrar novas alíquotas no equipamento, por exemplo.

Tudo isso traz redução de custos operacionais e mobilidade para sua empresa.

Como funciona?

Ao finalizar uma venda, o sistema emissor gera um arquivo chamado XML. Este arquivo é enviado pela internet diretamente para a SEFAZ do estado, que valida todas as informações da nota, como, por exemplo, dados do produto e da empresa que está emitindo. Uma vez que todos os dados estejam corretos, a SEFAZ do estado retorna um protocolo de autorização da NFC-e. O sistema emissor finaliza a venda emitindo a nota e fazendo a impressão da DANFC-e.

Sobre o arquivo XML

O arquivo XML é o formato digital da NFC-e. Sempre que você emitir uma NFC-e, o arquivo XML será gerado e armazenado no seu computador. Este arquivo possui todas as informações da nota emitida, como dados da empresa, dados do cliente, quando informado, e dados do produto vendido.

Alguns sistemas de emissão, além de armazenar o arquivo XML automaticamente no computador, também enviam o arquivo para o e-mail do cliente. Isso varia de acordo com o sistema emissor utilizado.

Fique atento ao armazenamento destes arquivos XML, o sistema emissor costuma salvar no próprio dispositivo onde o programa está instalado. Caso o seu sistema emissor funcione em plataforma web, ou seja, você utiliza através de um navegador (Edge, Chrome, Firefox, Opera, etc.), pode ser que ele salve em nuvem. Consulte o suporte do seu sistema emissor para saber onde o arquivo é armazenado e como mantê-los seguros.

Todos os arquivos XML precisam ser armazenados por um período de, no mínimo, 5 anos. É de responsabilidade do emitente armazená-los para o caso de o cliente precisar de uma segunda via, para fins de troca de mercadoria ou ainda para o caso de solicitação por um agente de órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal, por exemplo.

É através do arquivo XML que sua contabilidade calcula algumas informações como o imposto devido, baseado no que foi vendido pela sua empresa. É necessário enviar os arquivos XML para sua contabilidade, para que seja possível a apuração dos impostos. É uma obrigação da empresa disponibilizar os arquivos no período apurado. Alguns sistemas possuem a função de disponibilizar o arquivo XML automaticamente enviando por e-mail para sua contabilidade.

E se a SEFAZ não autorizar?

Em alguns casos, a emissão da nota é autorizada pela SEFAZ do estado. Isso ocorre quando há alguma irregularidade nos dados inseridos na nota, durante uma venda. Veja alguns casos:

  • Rejeitada: informação inconsistente presente na nota. CFOP inválido, NCM inexistente, cadastro do cliente com alguma informação ausente, etc. Neste caso, deve-se observar o motivo da rejeição e corrigir a informação indicada.
  • Denegada: irregularidade fiscal do emitente ou do destinatário, devido a suspensão da inscrição estadual, por exemplo. Neste caso, deve-se procurar a SEFAZ do estado para regularizar a situação.

O que é contingencia?

Vimos mais acima que, ao emitir uma NFC-e, o sistema emissor envia informações da nota para o servidor da SEFAZ do seu estado. Em alguns casos pode haver um problema no envio e recebimento destas informações devido a:

  • Problemas na sua conexão com a internet ou;
  • Problemas no serviço da SEFAZ.

Neste caso, o sistema emissor não conseguirá enviar ou receber as informações para o servidor da SEFAZ. Para que você consiga emitir a nota foi criado um modo de contingencia.

No modo de contingencia o sistema emissor cria um arquivo XML contendo todas as informações da nota normalmente e imprime duas vias da DANFC-e. Uma via deve ficar com o cliente e outra via no seu caixa, para futura conferência e comprovação da emissão.

Quando a sua conexão com a internet voltar ao normal e/ou o serviço da SEFAZ estiver disponível, o sistema emissor sincronizará as informações com a SEFAZ via internet e fará a autorização da nota normalmente

Caso a nota emitida na contingencia não seja autorizada, verifique o motivo da rejeição, através do sistema emissor, e faça a correção da informação indicada. Depois cancele a venda no sistema emissor e faça uma nova emissão. Por isso é importante que guarde uma via da DANFC-e.

Como consultar notas emitidas?

Todas as NFC-e emitidas são enviadas para a SEFAZ do estado. Para pesquisa-las, basta acessar o site da SEFAZ e pesquisar pela chave de acesso da nota. É possível encontrar a chave de acesso no sistema emissor ou na nota impressa, DANFC-e.

Aqui vai uma dica: baixe o aplicativo da SEFAZ no seu celular e faça a leitura do QR Code presente na DANFC-e, é aquele quadradinho que está impresso na nota. Todas as informações da nota na palma da sua mão.

Veja os estados que já aderiram ao uso de NFC-e.

Cada estado possui uma legislação diferente, o que acarreta em divergências na obrigatoriedade de emitir NFC-e, ou até mesmo, o uso de outro tipo de documento eletrônico. Por isso, é importante consultar a SEFAZ do seu estado quanto a legislação vigente. Veja a seguir, os estados onde a emissão de NFC-e é obrigatória:

Alguns estados aderiram ao programa NFC-e, porém, com exceções veja:

            * NFC-e obrigatório. Exceto empresas enquadradas no MEI.

  • Bahia                                    www.SEFAZ.ba.gov.br

            * NFC-e obrigatório. Exceto empresas enquadradas no MEI.

Outros estados estão em processo de implementação do programa NFC-e ou aderiram a outro programa de emissão. Por isso é importante consultar sua contabilidade e a SEFAZ do estado para saber como proceder nestes casos.

            * Emissão de CF-e (cupom fiscal eletrônico) por meio de MF-e (módulo fiscal eletrônico).

            * Obrigatoriedade em andamento, consulte a sua contabilidade.

            * Emissão de CF-e (cupom fiscal eletrônico) por meio do SAT (sistema de autenticação e transmissão).

            * Conta com uso de ECF. Aderiu ao programa NFC-e recentemente. O cronograma de obrigatoriedade está previsto para iniciar em 2020.

Sistema emissor Maqplan Software

O Maqplan Software permite a emissão de NFC-e em todos os estados da federação que estão habilitados, como destacado acima.

Veja algumas das vantagens:

  • Emissão de NFC-e para pessoa física e jurídica;
  • Cancelamento de notas emitidas (consulte o prazo legal na SEFAZ do seu estado);
  • Pesquise notas emitidas no sistema;
  • Exportação dos arquivos XML e DANFC-e (PDF);
  • Envio automático da nota fiscal para o e-mail do cliente;
  • Emissão de NFC-e em modo de contingência com sincronização automática junto a SEFAZ;
  • Inutilização de numeração não emitida;
  • Envio automático dos arquivos fiscais para o portal do contador.

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