O que é NFS-e?
NFS-e é a sigla para Nota Fiscal de Serviços eletrônica. Foi desenvolvida em conjunto pela Receita Federal do Brasil (RFB) e a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (ABRASF), para atender ao ENAT Protocolo Nº 02, de 07 de dezembro de 2007. Trata-se de um documento digital, gerado e armazenado eletronicamente no Ambiente Nacional da RFB.
A NFS-e tem a função de substituir a nota manual, padronizando o processo de emissão de notas de serviços e formalizando o processo entre os prestadores de serviços e as prefeituras municipais.
O sistema atual é definido individualmente por cada município que está homologado a emitir NFS-e. As prefeituras são responsáveis pela geração e o armazenamento do documento eletrônico. Por isso, está em pauta uma reformulação do sistema, visando a unificação do padrão de emissão para um ambiente a nível nacional, tal como ocorre com o modelo NF-e e NFC-e, por exemplo. Trata-se do Padrão Nacional da Nota Fiscal de Serviço eletrônica, implementado por meio do Projeto de Lei Complementar 521/18, em 13 de junho de 2018.
Por não haver ainda um padrão único, a emissão da NFS-e traz algumas vantagens e desvantagens, que abordaremos mais à frente neste artigo.
Como funciona?
A NFS-e é emitida através de um sistema emissor, que é responsável por armazenar os dados do emitente, do destinatário e as informações dos serviços prestados. Ao emitir uma nota, o sistema emissor envia as informações para o portal de serviços do município, onde são validadas, através da internet. Após a validação dos dados, a nota é gerada e armazenada eletronicamente no portal.
Devo emitir?
A emissão de notas fiscais é obrigatória para todas as empresas, exceto as que se enquadrarem no MEI, que possui obrigatoriedade apenas quando se tratar de emissão de nota para pessoa jurídica. A NFS-e deve ser emitida sempre que houver a prestação de um serviço.
No entanto, a NFS-e fica sujeita a disponibilidade dependendo do município. É de responsabilidade de cada prefeitura, implantar e disponibilizar meios para emissão de NFS-e. Cada município tem seu próprio sistema e é necessário se cadastrar em cada um deles para poder emitir este documento.
Lembre-se, toda empresa deve se atentar a armazenar os arquivos XML por um prazo de 5 anos, contados a partir da data de emissão da nota. Reserve um HD externo, pen drive ou contrate um serviço de armazenamento em nuvem para garantir a segurança dos dados.
O que é preciso para emitir uma NFS-e?
Primeiramente, é necessário dispor de um equipamento como computador ou tablet, por exemplo. A empresa deve contratar um sistema emissor de sua preferência. Através do sistema emissor você pode cadastrar as informações que constaram na nota, como os dados do emitente (sua empresa), dados do destinatário (seu cliente, para quem está emitindo a nota), e os produtos vendidos e/ou serviços prestados.
Além disso, a empresa também deve possuir um certificado digital e estar credenciada a emitir NFS-e na prefeitura de sua cidade. Consulte sua contabilidade para saber como proceder.
- Computador, tablet ou smartphone;
- Sistema emissor;
- Acesso à internet;
- Certificado Digital;
- Cadastro do CNPJ na prefeitura.
Vantagens
O uso da NFS-e traz diversos benefícios para a empresa, para o consumidor e também para o governo. Por se tratar de um documento eletrônico, não há necessidade do uso de papel, a nota pode ser enviada por e-mail e o governo recebe as informações online. Isso significa redução de custos e agilidade.
Listamos algumas vantagens sobre o uso de NFS-e, acompanhe:
- Elimina a utilização de papel, por se tratar de um processo eletrônico, a nota pode ser enviada por e-mail ao cliente e só precisa ser impressa para transporte da mercadoria.
- Dispensa o armazenamento de documentos, não é necessário imprimir as notas emitidas e armazenar em um local específico.
- Agiliza o processo de emissão da nota por meio de sistema emissor, não é necessário preencher um documento a mão.
- Reduz a probabilidade de erros por processos repetitivos.
Desvantagens
Não existe hoje um padrão definido sobre a emissão de NFS-e, cada município é responsável por disponibilizar um sistema informatizado que seja capaz de gerar e armazenar os dados das notas emitidas. Portanto há uma grande variação de layout para emissão de notas e uma enorme dificuldade em pesquisar notas emitidas em sistemas de outras localidades.
Veja quais são as desvantagens encontradas na maioria das vezes:
- Não há um padrão definido de sistema para emissão de notas.
- Funcionalidades como cancelamento e substituição de notas nem sempre estão disponíveis.
- Dificuldade na consulta de notas emitidas por não haver uma base compartilhada nacionalmente. A consulta deve ser feita no sistema de cada município.
- A diversidade no padrão de emissão dificulta o desenvolvimento de sistemas de emissão e a implementação e usabilidades destes sistemas pelas empresas.
Quando emitir?
As empresas que estão localizadas em municípios homologados para emissão de NFS-e devem emitir as notas sempre que houver prestação de serviço. Salvo nos casos em que a empresa se enquadra como MEI, onde a emissão é obrigatória apenas para prestação de serviços a pessoa jurídica. Consulte a sua contabilidade e a prefeitura do seu município para verificar se já está homologado para emissão de NFS-e e solicitar o cadastro da sua empresa.
Sobre a emissão da NFS-e
Toda NFS-e deve conter as informações relativas ao prestador do serviço, ao tomador do serviço e a descrição do serviço prestado. Vamos analisar o conceito de cada um dentro de uma nota:
- Prestador do serviço: sua empresa, que executou o serviço solicitado, na condição de contribuinte.
- Tomador do serviço: o seu cliente, quem contratou o serviço, na condição de pessoa jurídica ou física.
- Serviço prestado: a descrição do serviço em si, qual foi o procedimento realizado que gerou a necessidade de se emitir a nota.
Estas 3 informações são obrigatórias para emitir uma NFS-e, agora que sabemos o papel de cada uma delas, vamos as considerações:
- Prestador do serviço: é identificado na nota através do CNPJ da empresa que presta o serviço, bem como os demais dados se forem exigidos (Razão Social, logradouro, etc.).
- Tomador do serviço: é identificado na nota através do CNPJ, bem como os demais dados se forem exigidos (Razão Social, logradouro, etc.).
- Serviço prestado: a NFS-e pode conter um ou mais serviços, desde que todos os serviços prestados sejam de um mesmo tomador. Cada um deve ser identificado de acordo com os itens da Lista de Serviços, anexa à Lei Complementar Nº 116, de 31 de julho 2003, devendo-se utilizar o item 9999 para definir “outros serviços”. Caso a NFS-e se refira a obras civis, para cada obra deverá ser emitida uma NFS-e diferente.
Além destas informações, devem constar na NFS-e os dados relativos aos tributos, como o ISS, por exemplo. Neste caso, cada município possui alíquotas e impostos diversos, sendo indicado a consulta a prefeitura municipal e se possível o acompanhamento da contabilidade para auxiliar no correto preenchimento para emissão das notas.
Sobre o RPS
O Recibo Provisório de Serviços, ou RPS, é um documento criado para ser utilizado como plano de contingência, caso não seja possível emitir uma NFS-e, por algum problema técnico, por exemplo.
Este documento pode ser gerado manualmente ou pelo sistema emissor, deve possuir as mesmas informações que constariam caso fosse possível emitir a NFS-e. Contém numeração crescente e deve ser convertido em NFS-e no prazo estipulado pela legislação tributária municipal.
Também é possível utilizar o RPS em casos onde não haja infraestrutura disponível no local e o município seja homologado para emissão de NFS-e, indicado para contribuintes que não possuam conectividade em tempo integral. Isto não exime o contribuinte de emitir a NFS-e, apenas viabiliza a emissão do RPS e o posterior envio das notas em lote.
Todas as informações constantes no RPS são de responsabilidade da empresa que o emite, possui a mesma importância da NFS-e, porém, não a substitui. Fique atento aos dados durante a emissão deste documento.
Consultar notas emitidas
Cada município possui um padrão próprio de funcionamento do sistema de emissão de Notas Fiscais de Serviço eletrônico. Sendo assim, há uma grande dificuldade em manter uma base de dados onde seja possível consultar as notas emitidas em um só lugar, como ocorre com outros tipos de documentos digitais como NF-e e NFC-e, por exemplo.
Para consultar uma NFS-e é necessário acessar o portal de nota fiscal disponibilizado pela sua prefeitura. Em alguns municípios é possível cancelar uma NFS-e emitida de maneira incorreta ou até mesmo emitir uma nova nota em substituição a antiga. Estas funcionalidades nem sempre estão disponíveis. Cada munícipio tem o seu portal e você deve ficar atento as particularidades de cada sistema.
Outras considerações
Podemos concluir que o uso da NFS-e tem se tornado comum em todo o país e que a tendência é de que se torne um padrão para notas que tratem de prestação de serviços, deixando o uso da NF-e e NFC-e cada vez mais voltado a venda de mercadorias apenas.
A estrutura atual é caótica devido a imensidade de padrões que cada município adota, o que gera dificuldade na adaptação para o usuário e para as empresas que desenvolvem o sistema emissor.
Diante deste cenário, está havendo um movimento por parte da Receita Federal do Brasil e as Secretarias de Fazenda, buscando a padronização de emissão da NFS-e em âmbito nacional. Em breve, devemos contar com um sistema de emissão de NFS-e, semelhante ao que já existe para NF-e, funcionando de forma integrada em todo o país e com uma mesma dinâmica.
Fique atento quanto a necessidade de emissão deste documento por parte da sua empresa. Verifique com a prefeitura municipal e com a sua contabilidade para que possa atuar dentro da legislação tributária do seu município e do seu estado.
Sistema emissor Maqplan Software
O Maqplan Software permite a emissão de NFS-e, entre outros documentos fiscais eletrônicos.
Veja algumas das vantagens:
- Emissão de NFS-e para pessoa física e jurídica;
- Cancelamento de notas emitidas (consulte o prazo legal na prefeitura do seu município);
- Pesquisa de notas emitidas no sistema;
- Exportação dos arquivos XML e DANF-e (PDF);
- Envio automático da nota fiscal para o e-mail do cliente;
- Envio automático dos arquivos fiscais para o portal do contador.
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