Em momentos de crise, uma empresa precisa pensar em formas de controle administrativo e contábil. E é a partir daí que entra em campo a conciliação bancária, uma modalidade de controle financeiro, onde é possível categorizar as origens e destinos do dinheiro, visando a segurança dos controles internos de fluxo de caixa, contas a pagar e receber e outros relatórios.
O que é a Conciliação Bancária?
A conciliação bancária é uma das funções do setor financeiro. É a conferência dos saldos existentes nos controles internos para saber se estão de acordo com as transações efetivamente realizadas nas contas bancárias, ou seja é a verificação dos números do banco.
Com base no extrato, o setor financeiro deve confirmar os lançamentos bancários com os registros em seus controles internos. Mas fique atento: Os saldos diários do banco devem ser idênticos aos dos controles da empresa. Do contrário, algum registro certamente foi esquecido ou feito de forma errada.
A importância da conciliação bancária
A conciliação é uma ferramenta útil e tem aplicação prática no dia a dia do seu negócio. Confira como ela auxilia na gestão empresarial e financeira:
- Gera saldos confiáveis: A manutenção correta da conciliação bancária garante à empresa ter saldos confiáveis a qualquer momento de visualização. E essa confiabilidade permite a realização de transações com tranquilidade, pois evita imprevistos como a falta de dinheiro.
- Garante exatidão na integração de informações contábeis e financeiras: Integra os dados de ambas as áreas protege a empresa de ter divergências nos registros, especialmente nos contábeis. Além disso, os relatórios e demonstrativos contábeis se tornam mais confiáveis também.
- Facilita a identificação de incoerências nos números: Qualquer diferença encontrada entre os saldos do banco e dos controles acende uma série de alertas, como:
- Pagamento ou recebimento previsto e não realizado;
- Pagamento ou recebimento em duplicidade;
- Pagamento ou recebimento desconhecido da gestão;
- Pagamento ou recebimento realizado com valor diferente do previsto.
- Facilita o acompanhamento do fluxo de caixa: Contas bancárias e fluxo de caixa integrados. Então, ter ambos andando lado a lado com o controle das finanças é fundamental para evitar erros no fluxo, uma ferramenta à parte da conciliação bancária e tão importante quanto ela. E para que as projeções sejam confiáveis é essencial que os dados bancários contidos nele estejam exatos.
- Auxilia no cálculo correto do capital de giro: Para calcular é preciso utilizar informações do ativo circulante, o que inclui caixa e contas bancárias. Logo, fica claro que é fundamental ter esses saldos corretos e exatos para que o cálculo não seja feito de forma errada.
Como fazer a conciliação bancária
Vamos te orientar com os cinco passos, ao segui-los sua empresa pode iniciar a sua conciliação ou retomar o processo, caso tenha o interrompido. Eles são básicos e simples, mas fazem o negócio atingir os objetivos da conciliação.
Esse passo a passo funciona principalmente com as pequenas empresas. As etapas constituem um procedimento direto e fácil:
Passo 1: Identifique e separe as contas bancárias
O número de conciliações não vai de acordo com a empresa, mas sim com as contas que ela tem. Ou seja, se forem duas contas são necessárias duas conciliações. Por isso, elas precisam ser listadas e uma conciliação bancária tem de ser feita para cada conta.
Passo 2: Tenha uma rotina para verificar os saldos bancários
É preciso firmar o ponto de partida correto para a conciliação: o acerto entre saldos de banco e controle financeiro. Portanto, os valores das contas têm de ser checados e o mesmo deve ser feito nos controles da empresa. Então, neste momento, duas realidades podem surgir:
- Não há saldo interno, pois a conciliação apenas iniciará: o que deve ser feito é lançar o saldo do banco no controle financeiro para continuar a conciliação posteriormente;
- Há saldo por conciliação anterior, mas está diferente do bancário: é preciso verificar se há lançamentos errados e corrigi-los. Mas se o problema for a falta de lançamentos, eles precisam ser feitos e depois deve-se verificar se o saldo bateu com o da conta bancária.
Passo 3: Fique de olho nos históricos bancários
O detalhamento das transações não fazem diferença nos números, mas ajudam a identificar movimentações. Como nem sempre é possível lembrar de cada ocorrência financeira, o ideal é definir históricos e sempre usá-los.
Passo 4: Realizar os lançamentos
Após as etapas acima, os lançamentos de manutenção corrente da conciliação podem ser feitos. Todos eles devem ter documentos fiscais ou contábeis como comprovantes. E os papéis, ou arquivos, precisam ser armazenados e organizados de forma que sejam facilmente localizados. Caso os bancos que mantêm as contas permitam a integração com o sistema utilizado pela empresa, tudo se torna mais fácil. Mesmo assim, o responsável pelo processo não pode deixar de diariamente importar e integrar dados e organizar os documentos geradores das movimentações.
Passo 5: Faça a análise dos resultados frequentemente
As atualizações da conciliação bancária devem ser diárias, ou sempre que haver movimentações. E a cada atualização, deve-se verificar se os saldos estão iguais. Assim, rapidamente o responsável pode identificar algum erro ou falta de lançamento e corrigir. Porém, se a análise for feita apenas no encerramento do mês, torna-se muito mais difícil corrigir uma divergência.
Como facilitar a conciliação com a gestão financeira integrada
Quando trabalhamos com sistema integrado de gestão, como o Sistema Maqplan, a conciliação bancária tende a ser um procedimento mais rápido e fácil. Experimente gratuitamente e transforme a organização financeira da sua empresa ainda hoje.