O que é?
Sabemos que a emissão de documentos eletrônicos está sujeita a validação dos dados por parte da SEFAZ. Na maioria das vezes, com os dados corretos, as notas são emitidas normalmente ficando com o status “Autorizada”.
Quando um cliente desiste da compra ou quando a operação já não é mais necessária, é possível cancelar a nota emitida. Sendo assim ela passa do status “Autorizada” e passa a estar “Cancelada”.
Se, ao tentar emitir uma nota, houver alguma informação incoerente, a SEFAZ não autoriza sua emissão. Esta tentativa de emissão fica com o status de “Rejeitada”.
Há ainda a possibilidade de a nota ficar como “Denegada”. Um exemplo em que esta situação pode ocorrer é quando o destinatário da nota, ou até mesmo o emitente, encontra-se com a Inscrição Estadual suspensa. Neste caso a tentativa de emissão da nota fica registrada como “Denegada”.
Em todos os casos citados acima, a numeração da nota fica registrada na SEFAZ, ou seja, a numeração já foi utilizada, está escriturada nos servidores da SEFAZ com os dados do emitente, destinatário, tipo de operação, informações fiscais, etc.
Porém há casos em que uma determinada numeração não é utilizada, como quando ocorre em casos de contingência off-line, quando ocorre alguma manutenção no sistema e essa numeração é pulada inadvertidamente ou para os casos em que houver rejeição e que não seja possível corrigi-la.
Veja um exemplo de numeração não utilizada:
| Número | Série | Modelo | Status |
| 1 | 1 | 55 | Autorizada |
| 2 | 1 | 55 | Cancelada |
| 3 | 1 | 55 | |
| 4 | 1 | 55 | Autorizada |
| 5 | 1 | 55 | Autorizada |
No exemplo acima, temos a numeração de notas de 1 a 5, da série 1, modelo 55. Trata-se de notas fiscais eletrônicas, ou NF-e. Podemos perceber que as notas 1, 4 e 5 foram autorizadas e a nota 2 foi cancelada.
Porém, a numeração 3 não foi utilizada, ou seja, não houve tentativa de emissão de nota com este número. Sendo assim, os servidores da SEFAZ não terão registro desta operação e é necessário informar que não há intenção de utilizar esta numeração, informando uma justificativa.
Como fazer a Inutilização de numeração de notas?
É possível inutilizar uma numeração de notas através do seu sistema emissor. Caso tenha dúvidas, consulte o suporte da sua aplicação.
Para inutilizar uma numeração tenha em mãos a numeração a ser inutilizada, a série a qual pertence, o formato do documento (55 para NF-e e 65 para NFC-e), bem como a justificativa do processo de inutilização.
Vamos a um exemplo. Digamos que você precise inutilizar a numeração 3, demonstrada na tabela acima. Então temos os seguintes dados:
- Numeração a ser inutilizada: 3.
- Série a qual a numeração pertence: 1.
- Formato do documento: 55, pois trata-se de uma NF-e.
- Justificativa: Numeração não foi utilizada devido a problemas técnicos.
Insira os dados demonstrados anteriormente e finalize o processo de inutilização. Ao final, o sistema emissor retornará uma mensagem, informando que tudo ocorreu bem.
Geralmente é exibida a seguinte mensagem – Código 102: Inutilização de número homologado – isso quer dizer que o pedido de inutilização foi aceito e a SEFAZ está ciente de que esta numeração não foi utilizada.
Onde consultar?
Uma vez que seja feita a inutilização da numeração, esta informação é transmitida pelo sistema emissor para os servidores da SEFAZ. Pode ser necessário possuir o certificado digital da empresa que solicitou a inutilização de numeração, devendo este estar instalado no dispositivo onde a consulta será realizada.
Para os casos de consulta de numeração de NFC-e, ou Nota Fiscal ao consumidor eletrônica, modelo 65, é necessário acessar o site da SEFAZ do seu estado.
Já para consultar a numeração de NF-e, ou Nota Fiscal eletrônica, modelo 55, é possível acessar o Portal da NF-e.
Porque devo fazer a Inutilização de numeração de notas?
Quando uma numeração não possui um documento vinculado, ou seja, um arquivo XML referente a emissão de uma NF-e ou NFC-e, por exemplo, o fisco pode deduzir que houve a intenção de não informar que uma determinada nota foi emitida a fim de evitar o pagamento de tributos.
Por isso é tão importante informar que a numeração não foi utilizada através da inutilização. Esta ferramenta é uma forma de denúncia espontânea do contribuinte, ou seja, a sua empresa informa que a numeração não foi utilizada por um determinado motivo e o fisco entende que não há intenção de sonegar impostos.
Fique atento e acompanhe regularmente as notas emitidas na sua empresa para evitar este tipo de problema.
Sistema emissor Maqplan Software
O Maqplan Software permite a inutilização de numeração de notas não emitidas.
Para inutilizar a numeração selecione o modelo de nota, 55 para NF-e ou, 65 para NFC-e, informe a série a numeração que deseja inutilizar.
É possível, até mesmo, inutilizar uma faixa de numeração, o que facilitar o processo para os casos em que o intervalo de numeração seja muito grande. Por exemplo, se precisa inutilizar todas as notas entre 10 e 50, não precisa fazer de uma por uma, basta inserir a faixa de 10 a 50 e pronto!
Viu como é fácil?
Veja algumas vantagens:
- Inutilização dos modelos 55 e 65;
- É possível informar a série a numeração a ser inutilizada;
- Inutilização por faixa de numeração para grandes intervalos;
- Informe o motivo de não ter utilizado a numeração inutilizada.
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