O que é NF-e?
NF-e é a sigla para Nota Fiscal eletrônica e foi instituída pelo Ajuste SINIEF 07/05, em 30 de setembro de 2005, com o intuito de documentar digitalmente e para fins fiscais, toda operação de circulação de mercadorias e prestação de serviços. A legislação que a regulamenta pode ser acessada no endereço eletrônico nfe.fazenda.gov.br ou clicando aqui.
Desta forma, a NF-e substitui os seguintes documentos:
- Nota Fiscal modelo 1;
- Nota Fiscal modelo 1-a;
- Nota Fiscal do Produtor modelo 4.
Os documentos citados acima não podem mais ser utilizados como Nota Fiscal, apenas a NF-e, modelo 55, deve ser emitida. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente, também conhecido como certificado digital e seu uso é autorizado pelo fisco do estado, a SEFAZ.
Como funciona?
Ao emitir uma NF-e, o sistema emissor reúne todas as informações inseridas na nota (emitente, destinatário, produtos, serviços, tributos, etc.) e envia para validação no site do fisco. Em seguida, o fisco retorna ao sistema emissor informando que nota foi autorizada. Então o sistema emissor finaliza o processo de emissão e fica disponível para começar uma nota.
O sistema emissor salva automaticamente o arquivo XML no dispositivo onde está instalado. Este arquivo XML também fica disponível para consulta no site da SEFAZ. A nota também pode ser impressa caso o cliente solicite ou quando se tratar de transporte da mercadoria. A versão impressa da nota fiscal eletrônica é chamada de DANFe, que é a sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica. Apesar de possuir um nome diferente, nada mais é do que a representação em papel da NF-e emitida e possui a mesma validade legal do documento em sua versão digital.
Devo emitir?
Toda empresa que vende mercadoria ou presta serviço deve emitir a nota fiscal eletrônica. No entanto, as empresas que se enquadram como MEI – Microempreendedor Individual – só precisam emitir caso o destinatário da nota seja uma pessoa jurídica que não emita nota fiscal de entrada. Caso o destinatário da nota seja uma pessoa física e não exija a emissão da NF-e, as empresas que se enquadram como MEI não são obrigadas a emitir o documento.
Em alguns estados existem particularidades quanto a obrigação de emissão de NF-e a depender da natureza do negócio. Converse com sua contabilidade e consulte a SEFAZ do seu estado antes de começar a emitir notas.
Lembre-se, toda empresa deve se atentar a armazenar os arquivos XML por um prazo de 5 anos, contados a partir da data de emissão da nota. Reserve um HD externo, pen drive ou contrate um serviço de armazenamento em nuvem para garantir a segurança dos dados.
O que é preciso para emitir uma NF-e?
Primeiramente, é necessário dispor de um equipamento como computador ou tablet, por exemplo. A empresa deve contratar um sistema emissor de sua preferência. Através do sistema emissor você pode cadastrar as informações que constaram na nota, como os dados do emitente (sua empresa), dados do destinatário (seu cliente, para quem está emitindo a nota), e os produtos vendidos e/ou serviços prestados.
Além disso, a empresa também deve possuir um certificado digital e estar credenciada a emitir NF-e pela SEFAZ do estado. O credenciamento pode ser feito no site da SEFAZ e geralmente exige que o certificado digital já esteja instalado e algumas informações da empresa. Em caso de dúvidas consulte sua contabilidade e a SEFAZ do seu estado para saber como proceder.
- Computador, tablet ou smartphone;
- Sistema emissor;
- Acesso à internet;
- Certificado Digital;
- Credenciamento do CNPJ na SEFAZ para emissão de NF-e.
Vantagens
O uso da NF-e traz diversos benefícios para a empresa, para o consumidor e também para o governo. Por se tratar de um documento eletrônico, não há necessidade do uso de papel, a nota pode ser enviada por e-mail e o governo recebe as informações online. Isso significa redução de custos e agilidade.
Listamos algumas vantagens sobre o uso de NF-e, acompanhe:
- Elimina a utilização de papel, por se tratar de um processo eletrônico, a nota pode ser enviada por e-mail ao cliente e só precisa ser impressa para transporte da mercadoria.
- Dispensa o armazenamento de documentos, não é necessário imprimir as notas emitidas e armazenar em um local específico.
- O cliente não precisa guardar a nota impressa, uma vez que esta permanece disponível por meios eletrônicos, como o site da SEFAZ.
- Facilita o envio de informações para a SEFAZ.
- Agiliza o processo de emissão da nota por meio de sistema emissor, não é necessário preencher um documento a mão.
- Simplifica o processo de fiscalização, uma vez que toda nota emitida é disponibilizada em todo o território nacional.
Sobre o arquivo XML
O arquivo XML é a versão digital da NF-e emitida. Este arquivo contém todos os dados informados na nota e seu layout é definido pela SEFAZ. Através do XML é possível identificar o tipo de nota emitida, sua chave de acesso, dados do cliente, dentre outras informações.
O sistema emissor armazena o arquivo XML no computador ou em nuvem (consulte o suporte técnico do seu sistema para saber mais a respeito). É muito utilizado para entrada de mercadorias nos sistemas de automação e também pela contabilidade na hora de apurar os impostos.
E se a SEFAZ não autorizar?
Em alguns casos, a SEFAZ pode não autorizar a emissão de uma nota e retornará uma mensagem informando o motivo. Nestes casos a sua nota será considerada como rejeitada. Esta nota não gera um arquivo XML na SEFAZ, não pode ser consultada a não ser no sistema emissor e, portanto, não possui validade.
Os motivos para rejeição da NF-e estão geralmente ligados a informações incorretas nos dados do emitente, do destinatário (como endereço ou bairro, por exemplo) e até mesmo nas informações dos produtos vendidos (como NCM incorretos). Identifique o motivo da rejeição e faça a devida correção no sistema emissor. Depois tente emitir a nota novamente.
Em outros casos a nota pode ser denegada, ou seja, não há informação indevida inserida na nota, porém, a sua empresa ou a empresa do seu cliente pode estar impedida de emitir notas. Isso pode ser ocasionado por exemplo, quando a empresa deixa de prestar contas ao fisco e fica com a Inscrição Estadual suspensa. Sendo assim, a nota não poderá ser emitida e a tentativa de emissão não tem validade. É necessário entrar em contato com a SEFAZ do estado para resolver o problema e só então será possível emitir a NF-e.
Do modo geral, observe durante o processo de emissão, qual mensagem será exibida na tela do seu sistema emissor. Veja se a nota foi autorizada, rejeitada ou denegada. E nestes dois últimos casos, identifique o motivo e faça a devida correção quando for cabível.
Como consultar notas emitidas?
Toda nota emitida fica disponível no portal da NFe que pode ser acessado no endereço eletrônico nfe.fazenda.gov.br ou clicando aqui. Após acessar o site, clique em “Consultar NFe”. Digite a chave de acesso da nota e preencha o campo “Não sou um robô”. A chave de acesso da nota pode ser encontrada na DANFe e possui 44 dígitos. Clique em Continuar e aguarde um momento.
A NF-e será exibida na tela contendo todas as informações detalhadas referentes ao emitente, destinatário, produtos, serviços, tributos e informações adicionais. Também é possível observar a data de emissão e se a nota foi cancelada, por exemplo.
Como enviar a nota para o cliente?
Por se tratar de um documento digital, a NF-e pode ser enviada para o cliente por e-mail ou aplicativos de mensagens, como, por exemplo, WhatsApp e Telegram.
Há dois arquivos que podem ser enviados, o XML e a DANFe. O arquivo XML contém todos os dados das notas, porém é mais indicado para que seja importado para sistemas contábeis ou de gerenciamento. A DANFe, além de possibilitar a impressão da NF-e, também pode existir na versão digital, em formato PDF. É mais apropriada para que o cliente possa visualizar a nota de maneira mais clara.
O sistema emissor geralmente apresenta estadas duas funções e em alguns casos até mesmo podem enviar estes arquivos automaticamente após a emissão da nota. Converse com o suporte técnico do seu sistema.
Outras considerações sobre Nota Fiscal Eletrônica
Entendemos que a maior parte das empresas são obrigadas a emitir NF-e, com algumas poucas exceções. Podemos perceber que a adoção da NF-e trouxe diversas melhorias e facilidades no processo de emissão de notas fiscais, tanto para a empresa, como para o cliente e para o governo, no que diz respeito aos impostos e a circulação de mercadorias.
Omitir valores, falsificar dados ou se recusar a fornecer uma nota fiscal quando são obrigatórias é considerado crime pela legislação brasileira, de acordo com a Lei Nº 8.137/1990, o que pode resultar em notificações, multas e outras penalidades mais severas.
É importante se atentar aos dados que constam na nota, são de inteira responsabilidade de quem a está emitindo. Fique atento a validade das informações inseridas na hora de emitir uma NF-e e garanta a segurança e a eficiência para você, sua empresa e seu cliente.
Sistema emissor Maqplan Software
O Maqplan Software permite a emissão de NF-e em todos os estados da federação.
Veja algumas das vantagens:
- Emissão de NF-e para pessoa física e jurídica;
- Cancelamento de notas emitidas (consulte o prazo legal na SEFAZ do seu estado);
- Manifestação do destinatário;
- Pesquisa de notas emitidas no sistema;
- Exportação dos arquivos XML e DANF-e (PDF);
- Envio automático da nota fiscal para o e-mail do cliente;
- Inutilização de numeração não emitida;
- Envio automático dos arquivos fiscais para o portal do contador.
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