O que é um Certificado Digital?
O certificado digital é um documento eletrônico, como um RG ou um CPF, por exemplo, de pessoas físicas e jurídicas. Funciona como uma assinatura digital no mundo virtual e possui validade jurídica. Ele existe desde 2001 com a criação da Medida Provisória 2.200-2, que regulamenta e valida contratos digitais e assinaturas digitais, bem como suas finalidades.
Para que serve?
O certificado digital permite ao seu usuário, pessoa física ou jurídica, que realize procedimentos por meios digitais sem a necessidade de deslocamento. Veja abaixo alguns exemplos quanto ao uso do certificado digital:
- Assinar e enviar documentos pela internet;
- Fazer transações bancárias;
- Enviar declarações da sua empresa;
- Assinar NF-e/NFC-e (emissão de notas);
- Assinar escriturações contábeis e fiscais.
Vantagens
Devido as suas características, o certificado digital possui alto padrão de segurança e confidencialidade, além de possuir validade jurídica. Este documento eletrônico traz como benefícios: agilidade, praticidade, mobilidade e redução de custos. Dispensa o uso de papéis e canetas, impressões desnecessárias, reconhecimento de firma no cartório e o deslocamento para emissão de documentos e afins. Tudo isso pode ser feito através da internet, graças a assinatura digital do seu certificado.
Preciso de um certificado digital?
O certificado digital é opcional para pessoa física ou jurídica, que deseja utilizar serviços eletrônicos que exigem a autenticação através da assinatura digital. Como exemplo, se você deseja emitir documentos que precisam reconhecer firma no cartório, o certificado digital pode ser uma escolha viável, pelas vantagens que oferece, como vimos acima.
Já para pessoa jurídica o uso é obrigatório quando:
- Empresa inscrita no regime normal – Lucro Real ou Lucro Presumido;
- Empresa que emite NF-e e/ou NFC-e.
Como adquirir?
Os certificados digitais podem ser adquiridos em autoridades certificadoras que são autorizadas pelo ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Veja abaixo algumas autoridades certificadoras credenciadas no processo de certificação:
- Certisign;
- Correios;
- Serasa Experian;
- Valid Certificadora.
A lista completa de autoridades certificadoras pode ser encontrada clicando aqui.
Entre em contato com uma certificadora para adquirir o seu certificado digital. Pode ser necessário apresentar alguns documentos como: CPF, RG, comprovante de residência, entre outros. A emissão do certificado digital é de forma presencial.
Já o processo de renovação para pessoa física, pode ser feito online, em alguns casos. Para pessoa jurídica é sempre presencial. A renovação é necessária quando o certificado digital já atinge seu prazo de validade, está vencido. Neste caso, ele perde sua utilidade e é necessário fazer uma nova validação, fique atento.
Tipos de certificado digital.
Existem vários tipos de certificado digital no mercado, com funções específicas em alguns casos, porém vamos abordar os certificados mais utilizados, do tipo A1 e A3. E podem ser destinados a pessoa física, e-CPF, ou a pessoa jurídica, e-CNPJ. Eles possuem as mesmas funcionalidades, porém há uma diferença no prazo de validade e no modo de armazenamento.
Os certificados do tipo A1 tem validade de 12 meses, contados a partir da sua emissão. Ao emitir o certificado, um arquivo digital é gerado. Este arquivo deve ser instalado no computador onde os documentos eletrônicos serão emitidos. Lembre-se de fazer um backup em local seguro como Pen Drive, HD externo, e-mail ou em nuvem (Google Drive, DropBox, etc.) para que seja possível recuperá-lo em caso de pane no computador. Este certificado possui uma senha que deve ser usada sempre que for necessário instalar o certificado digital, mantenha a senha salva em local seguro.
Os certificados do tipo A3 tem validade entre 24 e 60 meses, contados a partir da sua emissão. O certificado fica armazenado em um cartão ou token (pen drive). Para utiliza-lo é necessário que esteja conectado fisicamente ao computador (no caso do cartão utiliza-se uma leitora especifica) via USB. Ele deve ser instalado no computador e sempre que for necessário utilizá-lo uma senha deve ser digitada, diferentemente do A1, onde a senha só precisa ser digitada no ato da instalação.
Veja um comparativo entre os dois certificados:
Certificado digital A1:
- Validade até 12 meses;
- Arquivo digital instalado no computador;
- Menor custo de compra;
- Maior custo a longo prazo;
- Cuidados com backup do arquivo;
- Exige a senha apenas para instalação;
- Permite o uso em mais de um dispositivo;
- Fácil integração com softwares.
Certificado digital A3:
- Validade de 24 a 60 meses;
- Arquivo armazenado em cartão ou token;
- Maior custo de compra;
- Menor custo a longo prazo;
- Dispensa backup do arquivo;
- Precisa conectá-lo ao computador para usar;
- Requer digitar a senha sempre que for usar;
- Problemas de compatibilidade com softwares, principalmente web.
Em resumo, o certificado digital A1 apresenta vantagens quanto ao seu uso, basta instalar apenas uma vez no dispositivo e poderá usar sempre que precisar. Pode instalar em mais de um dispositivo, possui maior compatibilidade com softwares e plataformas web. Porém é necessário tomar cuidado para manter uma cópia salva caso seja necessário reinstalar, possui validade menor.
O certificado digital A3 sai na frente quando o assunto é redução de gastos, é um pouco mais caro que o certificado A1, porém, vale por até 36 meses. Outra grande vantagem é que você não vai precisar se preocupar com backup, já que o arquivo fica armazenado em um dispositivo seguro. Mas é aí que ele perde o encanto, sempre que precisar usá-lo, o dispositivo deverá estar conectado ao computador e, portanto, só poderá ser usado em um computador por vez. Exige que a senha seja digitada constantemente e pode apresentar incompatibilidade com alguns sistemas, principalmente web.
Antes de adquirir o seu certificado pense em como ele será utilizado. Quantos dispositivos utilizaram e compatibilidade com programas, por exemplo. Então defina o que é melhor para você e sua empresa.