O que é Inventário de Estoque?
Trata-se de uma lista contendo todos os produtos armazenados em estoque. As informações variam conforme a necessidade da empresa, porém podemos citar como dados básicos: descrição do produto, quantidade em estoque, o preço de custo e o preço de venda.
Outras informações podem ser inseridas, como, por exemplo, data de validade, data de entrada, data de saída, localização da mercadoria, entre outras.
Vantagens
O inventário é uma importante ferramenta e garante a confiabilidade na gestão do estoque. Através de inventários periódicos a empresa consegue controlar o estoque disponível de maneira segura, bem como identificar compra de material em excesso, perda e extravio de mercadorias.
A adoção da prática, traz também uma melhor organização no armazenamento de mercadorias e impacta no atendimento ao cliente, de forma que os produtos comercializados estão sempre íntegros e na quantidade solicitada.
Em resumo, citamos as vantagens abaixo:
- Controle de estoque;
- Redução de custos;
- Redução de perdas;
- Organização;
- Planejamento.
Como fazer?
Antes de mais nada, identifique as informações que podem ser agregadas para que o inventário de estoque atenda às necessidades da sua empresa. Muitos dados podem tornar a operação complexa demais, por outro lado, a ausência de alguns dados pode tornar a operação ineficiente.
Vamos aos exemplos. Imagine que a sua empresa seja do ramo alimentício, neste caso é necessário que o inventário seja o mais rico possível. Deve conter a descrição de todos produtos disponíveis bem como a quantidade de cada, preço de custo, preço de venda e, o mais importante, a data de validade. Observe que alguns alimentos têm um prazo de validade maior, outros, poucos dias. Um correto planejamento do inventário de estoque pode significar em redução de desperdício, aumento na qualidade do produto e consequentemente melhoria na experiência do cliente.
Agora vamos considerar uma loja de calçados. Algumas informações são comuns como a descrição dos produtos, quantidade, preço de custo e preço de venda. No entanto, a data de validade já não é tão importante. Sendo assim, a operação torna-se menos complexa e mais ágil.
Agora que você já está ciente das informações que precisa para realizar um inventário, vamos ao próximo passo. O treinamento dos colaboradores da empresa.
Tão importante quanto realizar o inventário é fazer com que esta prática seja executada com eficiência, a fim de se obter dados confiáveis. Os colaboradores devem estar cientes de quais informações são necessárias para realizar o inventário, bem como a importância de cada dado coletado. Chegamos aqui ao conceito de cultura organizacional. O inventário de estoque deve fazer parte da cultura da empresa, pois faz parte do processo de gestão do estoque, o que envolve um fluxo que vem desde a entrada da mercadoria, passando pelo seu armazenamento, até a saída da mercadoria e a experiência do cliente.
Na prática
A ideia é simples, porém, pode se tornar um verdadeiro quebra-cabeças. Para começar, uma planilha em um programa como Excel, por exemplo, pode ser resolver o problema. Nesta planilha insira os dados que serão coletados e anotados.
Esta técnica é a mais acessível, mas também está passível de erros no preenchimento da planilha com anotações indevidas, não permite edição e exige armazenamento físico para documentar as operações. Se estiver precisando de um relatório sobre as últimas operações, será necessário a análise manual de todas as planilhas, o que demandará bastante tempo e pode impactar negativamente em uma tomada de decisão.
Pensando nisso, existem softwares gratuitos e pagos de gestão do estoque para sua empresa, bem como equipamentos que coletam os dados. Adotar um sistema eletrônico e aparelhos adequados, elimina erros de coleta de dados, reduz o tempo para concluir a operação, gera dados mais confiáveis e possibilita a geração de relatórios analíticos que auxiliam nas tomadas de decisão. Em resumo, a automação do processo gera maior eficiência para sua empresa.
Pense nisso, converse com o suporte do seu sistema de automação e também com a sua contabilidade. Cuide da saúde da sua empresa.